Trabajo en remoto: algunos consejos para el cambio.

La práctica del trabajo a distancia ha aumentado de manera espectacular en los últimos años. Empresas de todos los tamaños han descubierto los beneficios de trabajar a distancia. Sin embargo, a pesar de las ventajas que presenta este modelo y considerando que la tecnología necesaria para su implantación está al alcance de todas las compañías, su grado de aplicación es todavía residual.

En estos momentos, debido a la crisis del COVID-19, muchas organizaciones se han visto obligadas a limitar los contactos presenciales y, en muchos casos, esto ha aumentado la práctica del teletrabajo. No obstante, la falta de experiencia en este campo genera recelos o dudas para adoptar este modelo de trabajo.

Desde nuestra experiencia, esperamos aportar algo de luz a quienes estén andando los primeros pasos de este viaje…

Tres beneficios irrefutables del trabajo en remoto

Antes de considerar las necesidades técnicas u organizativas para que este modelo de trabajo en remoto sea una realidad debemos evaluar los beneficios que nos puede aportar.

En ningún caso se puede afrontar un proceso de cambio si no existe una motivación clara para ello.

En este caso, más allá de la situación puntual de confinamiento sobrevenida, debemos ser conscientes que el trabajo en remoto nos aportará los siguientes beneficios:

• Aumento de productividad. La productividad aumenta por dos vías. Por un lado, se reduce las interrupciones en el trabajo por urgencias sobrevenidas.
• Reducción de coste de desplazamientos. El coste de desplazamiento y el tiempo dedicado a ello es un beneficio directo tanto para la empresa (en desplazamientos entre centros) como para los empleados (en desplazamientos diarios al centro de trabajo).
• Aumento del número de personas del equipo sin necesidad de redimensionar las instalaciones de la organización. En un modelo de trabajo en remoto la localización del talento deja de ser una restricción o un criterio limitante para la contratación.

Es preciso recordar estos beneficios (y otros que seguramente pueda identificar cada organización) porque, en el momento de la implantación nos asaltarán infinidad de dudas y miedos sobre el éxito del proyecto.

Una implantación exitosa debe tener en cuenta tanto la tecnología, la cultura de la organización como la madurez o responsabilidad individual del equipo.

La tecnología está a nuestro alcance

Durante años, a pesar de las ventajas del trabajo a distancia, la mayoría de organizaciones no podían considerar esta alternativa porque no existía la tecnología necesaria. Solo a partir del momento en el cual todos los trabajadores han tenido acceso a internet (y a una infinidad de aplicaciones destinadas al trabajo colaborativo) se puede considerar la opción de trabajar en equipo sin necesidad de convivir físicamente en unas mismas instalaciones.

A lo largo de los últimos diez años la tecnología nos ha proporcionado un vasto abanico de herramientas que nos permiten trabajar a distancia consiguiendo resultados similares a los que conseguiríamos si este mismo trabajo se realizara en modo presencial: Google Drive, Dropbox, Slack, Teams, Trello, Zoom o Skype son algunas de las herramientas que todos tenemos a nuestro alcance y que ayudan a que el trabajo colaborativo a distancia sea una realidad.

La evolución cultural

La cultura de la empresa no se limita a la reunión de los lunes, a la conversación de la sala de café ni a la supervisión directa del trabajo realizado. La cultura es lo que hace la gente, no lo que está escrito en un póster colgado en las paredes de la oficina.

En consecuencia, este modelo no modifica per se la cultura de la organización. Lo que hace de manera incisiva es cuestionar y modificar algunos de los paradigmas tradicionales del trabajo (horarios, supervisión…). Curiosamente, cuanto más sólida sea una cultura y más arraigados estén los valores de la organización, más sencilla será la adaptación a un modelo de teletrabajo.

• Desaparece el paradigma de la jornada de 9 a 5. En un entorno remoto, los argumentos que justifican el horario estándar para todo el mundo pierden peso. Esto no significa que desaparezcan todas las rutinas de equipo. Los foros de comunicación y los rituales de contacto en los que todo el equipo comparte información, serán fundamentales para alcanzar los resultados.

En el momento de implantación, será necesario definir las reglas del juego para cada una de estas reuniones. Aunque es probable que estas primeras reuniones no sean memorables, una vez consolidados, estos contactos serán más eficientes que en el modo presencial.

• Respuesta inmediata… o casi. Uno de los primeros cambios necesarios a introducir en las dinámicas de trabajo entre personas viene de comprender que no todo se puede tratar de manera síncrona y en directo con el resto del equipo.

No debería sorprendernos si afirmamos que la accesibilidad al resto del equipo no es tan fácil en un modelo de teletrabajo. Esta pequeña barrera que dificulta la comunicación tiene una segunda lectura que, en este caso, es muy positiva: en remoto se reducen en gran medida las interrupciones por urgencias sobrevenidas, aquellas que empiezan con un “ahora que me acuerdo…”, “¿tienes un minuto?” o “aprovechando que te veo por aquí…”

En todo caso, para la implantación de un modelo de trabajo en remoto, se debe adaptar el sistema para que una gran parte del trabajo se pueda ejecutar de manera asíncrona.

• Enfoque a los impactos. El paradigma de realizar una cantidad determinada de trabajo pierde valor en un modelo en el cual los horarios no sirven para medir el desempeño de un equipo. En equipos que trabajan en remoto es preferible medir el impacto del trabajo realizado que la cantidad de tareas ejecutadas.
• Mantener al equipo bajo control. Muchas de las resistencias a la implantación del modelo derivan de una falta de confianza. Existe todavía la creencia errónea que solo se puede asegurar que se esté trabajando si existe un control directo y un seguimiento presencial de lo que están haciendo los empleados. Lamentablemente, este control es solo una ilusión. Un estudio realizado en la central de J.C.Penney muestra que alrededor de cinco mil empleados que trabajan en un modelo presencial utilizaban el 30% de ancho de banda de internet de la empresa viendo vídeos de YouTube.

En consecuencia, si hemos tomado una mala decisión al contratar a una persona que rehúye sistemáticamente de sus responsabilidades, estos comportamientos se producirán tanto en un modelo presencial como en uno de trabajo en remoto. En este caso, la disyuntiva a plantear no se circunscribe al formato de trabajo remoto o presencial, sino que tiene un enfoque más profundo que afecta al rol de nuestros directivos: ¿necesitamos directivos policías o líderes que guíen a nuestros equipos?

Es aconsejable aprender a confiar en las personas con las que trabajas… o encontrar a otras con las que trabajar.

En cualquier caso, este punto tampoco debería ser un impedimento para el trabajo en remoto porque, actualmente, existen sistemas que permiten monitorear la actividad de nuestro personal en remoto.

• Seguridad y confidencialidad de la información. En estos momentos todas las organizaciones tienen a su alcance todos los sistemas necesarios para mantener sus datos protegidos. En un modelo de trabajo en remoto solo debe tener en cuenta que el personal, en caso de problemas, dispondrá del soporte necesario para su resolución de incidencias desde la distancia.

La responsabilidad individual

Es evidente que el paso de un modelo de trabajo presencial a un modelo de teletrabajo requiere de cambios a nivel organizativo que afectan las rutinas y rituales de la empresa. Pero también es necesario que, a nivel individual, el empleado adapte su sistema de trabajo a una nueva realidad.

• El hogar está lleno de distracciones. Desde el sofá hasta el paquete de snacks de la despensa, en casa estamos rodeados de un buen número de elementos que pueden desorientarnos de nuestro objetivo laboral. Por todo ello, es necesario instaurar una disciplina en cuanto a espacios, horarios e incluso vestimenta. Es evidente que trabajar en pijamas a altas horas de la noche no se puede considerar un ejemplo saludable del trabajo en remoto.
• Remoto no significa aislado. Parte de las rutinas a instaurar deben contemplar el contacto presencial con otras personas. Incluso en aquellos casos en los que todo el trabajo puede realizarse a distancia, es preciso incorporar en las agendas actividades fuera de la red en el mundo real.
• La sala de café. Un equipo que trabaja en remoto es, antes “equipo” que “remoto”. Por lo tanto, para un desarrollo sano del equipo es aconsejable mantener espacios o foros en los que sus integrantes puedan conversar y compartir información del ámbito personal. Es por ello que, de un modo u otro, la sala del café debe de disponer de su formato digital para que estas rutinas también sean una realidad en este tipo de equipo.
• Comunicación a ciegas. La calidad de la colaboración en remoto depende de la cantidad de información que se pueda transmitir en cada uno de los contactos. Es necesario aprovechar todo el potencial que nos ofrecen las tecnologías que tenemos a nuestro alcance. En este sentido, las reuniones se deben realizar con la cámara y micrófono activados, de modo que se perciban las reacciones de todos los asistentes.
• Dedicación. Trabajar en remoto puede llevar a un aumento espectacular de la productividad, pero, para que los resultados sean sostenibles es necesario definir rutinas, horarios, pausas y respetarlos. Trabajar más horas no significa hacer el trabajo mejor o conseguir un mayor impacto. Simplemente, significa trabajar más horas. A corto plazo puede parecer que esta dedicación se traduce en resultados, pero, a medio y largo plazo, acaba generando más problemas de los que puede resolver.
• Rituales de trabajo en equipo. En ocasiones, el teletrabajo conlleva un incremento de informes, reuniones o seguimientos que tienen por objeto justificar que se está realizando el trabajo. Si existe la confianza suficiente para el trabajo en remoto, todo el equipo participará en la definición de los rituales de coordinación del equipo y solo se llevarán a la práctica aquellos que sea realmente necesarios.
• Solapamiento y puntos de contacto. Para que tenga éxito el trabajo a distancia es preciso un mínimo solapamiento entre horarios de aquellas personas que interactúan en un mismo equipo. Cada equipo debe decidir los límites a libertad de horarios para asegurar el buen funcionamiento de las rutinas de colaboración.

Conclusiones

Por todo lo explicado, el trabajo en remoto tiene ventajas tanto para la empresa como para el colaborador. Pero, es necesario tener en cuenta que no se trata de una decisión de blanco o negro.

La situación ideal es aquella en la cual el colaborador tiene la responsabilidad para decidir en cada momento cómo puede desarrollar mejor su trabajo y la autonomía para hacerlo.

Si quieres que te ayudemos a facilitar una cultura de trabajo en remoto en tus equipos, contáctanos, y alinearemos todos los factores necesarios para hacerla realidad.

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