control de registros

Un ejemplo de muda (despilfarro) dentro de nuestras operaciones, de nuestras actividades, es la necesidad de registro de información que, normalmente, hay que trasladar posteriormente al sistema informático. (Muda de sobreproceso). Estos datos suelen agruparse en forma de indicadores que nos informan de los resultados,y la tendencia de los mismos, generados a partir de nuestras operaciones y procesos: productividad, rechazos, incidencias de clientes, tiempos de cambio, roturas de stock, etc.

Registro de datos

Tanto el registro en papel como su posterior introducción en el sistema no aportan nada al cliente que sólo está interesado en las operaciones por las que paga, si nosotros queremos no queremos registrar (salvo requisito legal o específico del cliente), queremos registrar una vez, por duplicado, en 3 bases de datos diferentes o utilizando la última tecnología es tema interno nuestro.

Uno de los problemas cuando las empresas se plantean mejorar es la poca disponibilidad de datos reales, indicadores, que permitan situar la empresa/área/proceso/equipo/máquina, conocer cuál es el punto de partida y, lo que es más importante, una falta de cultura en la empresa de registro de datos que genera un amplio rechazo.

El personal, aún más si no está acostumbrado, considera que todo esto de «hacer de secretaria» no es parte de su trabajo y que está quitando tiempo para hacer lo realmente importante, producir, servir, gestionar, etc. En algunos casos hasta existen dificultades por parte de los empleados para poder registrar cosas en papel y, sobretodo, el trabajar con ordenadores y/o con un ERP que tenga una mediana complejidad.

Esta situación, cuando se visualiza, puede generar un exceso de demanda de información ya que tendemos a ir al otro extremo, de no tener ningún indicador, pasamos a controlarlo todo al milímetro, hasta llegar al detalle, a la línea de pedido, etc…

Preguntas ante un registro de datos

Las preguntas principales que tenemos que hacernos ante un indicador o registro de datos, sea nuevo o uno existente, serían las siguientes:

  • ¿Sirve para alguna cosa?
  • ¿A partir de los registros se genera un indicador?
  • ¿Alguien revisa este indicador?
  • ¿Los resultados, tendencias, del indicador plantean la realización de acciones correctivas?
  • ¿Los que registran la información reciben el feedback del indicador y acciones planteadas?
  • ¿El tiempo y proceso de registro son reducidos y sencillos?
  • ¿Compensa la información que obtengo con el esfuerzo dedicado para su registro y cálculo?

Resumiendo, necesitamos registrar datos y disponer de unos indicadores que nos permitan gestionar pero hay que ir con mucho cuidado con el trabajo «extra» que damos a nuestro personal, que no es el propio de valor de las operaciones que realizan, y ser conscientes del proceso/trabajo que ello conlleva.

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