Visual Management: la luz que ilumina la agilidad y el alto rendimiento

El visual management, o gestión visual, hace referencia a la capacidad que tiene un entorno para hacer posible la interacción entre las personas y la información y la habilidad de éstas para decidir y actuar de forma ágil como resultado de esa interacción.

Un ejemplo muy claro de visual management en nuestro día a día sería la capacidad que tenemos de ir del punto a, al punto b, a través de la interacción con herramientas digitales y señales visuales físicas. En algunos casos, como en el de aplicaciones como Waze, la visualización e indicaciones que ofrecen es enriquecida con la información aportada a tiempo real por miles de usuarios conectados en diferentes lugares.

¿Qué es el Visual Management en una empresa?

El Visual Management en un entorno empresarial tiene la misma finalidad: facilitar la autoorganización y colaboración de equipos ágiles de alto rendimiento a través de entornos de trabajo e innovación simples, efectivos y visuales.

Primer paso: hacer visible la sonrisa de tus clientes

Una vez entendido analizado el flujo de interacción de tus equipos, el siguiente paso inmediato es definir los indicadores que van a calibrar si lo que estamos haciendo es aquello por lo que nos pagan nuestros clientes o no.

Uno de los errores más frecuentes que cometen los equipos al seleccionar los indicadores de rendimiento del sistema, es primar la cantidad frente a la calidad. Seleccionar muchos indicadores de rendimiento dificulta el foco. Está comprobado que los individuos somos capaces de gestionar entre 3 y 5 objetivos, por tanto, hay que establecer y decidir muy bien cuales son los KPI’s claves que definen la satisfacción de nuestros clientes.

Para ser ágiles, necesitamos la información disponible en el lugar, momento y forma en que se necesita.

Para ello, ello uso de pizarras visuales o Visual Boards en Digital Wokplaces facilita mucho el trabajo colectivo, permitiendo la visualización del progreso del trabajo y la innovación en los equipos. Éstas pueden ser físicas para equipos que trabajen en el mismo entorno fisico o digitales, a través de aplicaciones como Trello o Asana, para equipos que trabajen en diferentes localizaciones.

En cualquiera de los casos, lo importante es que el entorno visual permita que la información no tenga que ser enviada cuando no se necesita sino que esté disponible en el momento, lugar y forma en que cada persona y equipo la necesita.

Los rituales agile: cadencia, transparencia y comunicación

Para conseguir la máxima agilidad y capacidad de respuesta ante las necesidades de nuestros clientes, es necesario establecer unas rutinas y rituales estándares para el trabajo en equipo: cada squad ágil debe definir puntos de encuentro con la cadencia necesaria y principios de trabajo compartidos que faciliten:

• la visualización del desarrollo de cada iteración,
• el seguimiento de los indicadores que definen la satisfacción de nuestros clientes
• el análisis y evaluación de desviaciones y
• definición de acciones que permitan a través de la experimentación y el aprendizaje incremental avanzar de forma efectiva hacia el objetivo común.

La agilidad requiere comunicación efectiva y estabilidad operativa. Para ello, el visual management nos proporciona el marco para hacer transparente, en cada momento, el estado de cada decisión, desviación e innovación en el camino hacia nuestros objetivos.

7 Obstáculos para la luz que ilumina la agilidad y el alto rendimiento

Si lideras un proyecto de transformación agile apoyándote en el Visual Management, ten en cuenta los siguientes errores (que ya hemos cometido) y que te invitamos a evitar:

• No empezar por entender qué hace feliz y qué no hace feliz a tus clientes.
• Escoger demasiados indicadores para transmitir ese estado de satisfacción de tus clientes.
• Imponer la forma en que los equipos deben comunicarse y tomar decisiones a través de la gestión visual.
• No entender el principio básico de que la información debe estar disponible, no ser enviada.
• Hacer visible y/o digital la información que no aporta valor ni a los equipos ni a los clientes.
• No respetar los principios básicos de transparencia, interacción y experimentación continua.
• Obviar la importancia de las rutinas como fundamento de la colaboración.

Con todo esto, ¿preparado para iluminar a tus equipos hacia la agilidad y alto rendimiento? Te ayudamos.