El Sistema Kanban y el proceso de información

La historia del sistema Kanban tiene su origen a finales de la década de los 40, cuando el Ingeniero industrial Japonés, Taiichi Ohno (Conocido por diseñar el TPS , es decir el “Sistema de Producción Toyota”) pone en marcha el “método del Supermercado”, debido a que la idea fue prestada por las grandes tiendas de mercadeo masivo, que usaban tarjetas de control de productos sobre las cuales se introducía la información como : Nombre del Producto, Código, Descripción, Cantidad y Ubicación en el almacén.

Kanban en su traducción literal del japonés (看板) es «señal visual» o «tarjeta». Los trabajadores de la línea de producción de Toyota, comenzaron a utilizar signos kanban (es decir, una tarjeta real) para señalar los pasos en su proceso de fabricación, y como resultado el método llegó a llamarse el «sistema kanban».

Información visual del Sistema Kanban.

En un supermercado se almacenan solo los artículos que diariamente necesitan sus clientes. Cuando se necesitan y en la Cantidad necesaria de artículos para la venta. El sistema de tarjetas “Kanban” transmite información entre procesos y ordena las piezas a medida que se consumen. Cada artículo o caja de artículos que fluye a través del proceso, de principio a fin, lleva su propio kanban. Este sistema de bucle, saca artículos que han sido usados o transportados y regresan a los procesos anteriores como pedidos adicionales de artículos.

La naturaleza de información visual del sistema Kanban, permite a las personas involucradas en cada uno de los procesos a comunicarse fácilmente sobre: “Qué” trabajo hay que hacer y “Cuándo”, además de controlar la “Cantidad” necesaria en cada proceso que tiene lugar dentro y fuera de la fabrica. Todo esto se transforma en un sistema de reabastecimiento claro y transparente, en términos muy simples con una amplia variedad de formas (desde tarjetas o tableros, hasta señales electrónicas como el e-kanban), que otorga respuesta rápida a empresas que trabajan bajo el sistema Just-in-Time. En la actualidad, el sistema Kanban sirve de gran utilidad y empuje como una manera de aplicar los métodos de gestión Agile y Lean en empresas tecnológicas y no tecnológicas de todo el mundo.

El modelo visual.

Visualizar el trabajo – Al crear un modelo visual de cada puesto de trabajo y flujo de los procesos, se puede observar mejor las 3P (Personas, Procesos y Productos) que se mueve a través de su sistema. Esto contribuye hacer el trabajo más visible, junto con las otras actividades de desperdicio (sin valor) y cuellos de botella. El sistema Kanban conduce a una mayor comunicación y colaboración entre todas las partes.
Limitar el trabajo – Al limitar la cantidad de trabajo y tamaño de lote que se procesa, se manejan de tipos de Items de productos: terminado y el trabajo incompleto o WIP ( “Work In Process”, referido a los productos en proceso , o inventario en proceso de los productos parcialmente terminados que esperan), esto reduce el tiempo que tarda cada producto en viajar a través del sistema. También puede evitar los problemas causados por la intercambio de tareas o volver a priorizar los elementos constantemente.
Enfocar en el flujo – Supervisar, medir y reportar el flujo de trabajo a través de cada estado. Se pueden gestionar los cambios continuos, graduales y evolutivos del sistema Kanban; para mejorar el flujo de trabajo, recopilar métricas e incluso obtener indicadores principales de problemas futuros.
Mejora Continua – Una vez que el sistema Kanban está implementado dentro de la empresa, éste se convierte en la piedra angular de una cultura de mejora continua en todos los departamentos. Los equipos de liderazgo de la mejora miden la efectividad del sistema siguiendo el flujo, la calidad, el rendimiento, los plazos de entrega y mucho más.

Otras mejoras que aporta el sistema Kanban.

Simplificación de los procesos de comunicación.

La flexibilidad del proceso – Sin Kanban, no hay razón para producir o transportar ningún artículo.
Mejor enfoque entre los miembros del equipo, gracias a la cantidad limitada de artículos en los que se les permite trabajar en cualquier momento. Convirtiéndose en un sistema de control de calidad.
Reducción de los residuos – es fácil evitar que el equipo haga un trabajo que no es necesario, duplicando o centrándose en las cosas que no son importantes.
Finalización de artículos en curso: debido a que el número de tareas es limitado, se fuerza para completarlas antes de que se puedan iniciar otras nuevas.

El sistema Kanban se desarrolló antes de que los ordenadores tuvieran un papel importante en las empresas. Actualmente, las empresas disponen de aliados tecnológicos dispuestos a ayudar, en el día a día de los procesos productivos y logísticos. El uso de smartphones, tabletas y grandes pantallas con datos, donde la información rebosa por todas partes; no deja indiferente al sistema Kanban que continúa siendo el ajuste natural en los procesos de negocio. También organizaciones medianas y grandes de productos o servicios, especialmente las empresas de fabricación de alta tecnología, que han estado implementando iniciativas Lean / Agile durante varios años, encuentran enormes beneficios en el sistema Kanban.

Racionalizar operaciones mediante el Sistema Kanban.

Kanban también se está aplicando en contextos tradicionales de gestión de proyectos, tales como proyectos de construcción e ingeniería. Una gran variedad de organizaciones, compañías de personal, organizaciones de reclutamiento, agencias de publicidad, compañías de seguros y muchos otros, están buscando en el sistema Kanban, la vía para racionalizar sus operaciones, eliminando desperdicios y mejorando considerablemente el rendimiento y la calidad.