¿Son intocables los proveedores?
Dentro de la revisión y mejora de los procesos aparece frecuentemente la figura del proveedor normalmente como causa de alguno de los muda o posibilidades de mejora de nuestros procesos. Algunos ejemplos: disminución de lotes de entrega y aumento de frecuencia, modificación del embalaje, etc… Acciones que deben permitir facilitar o reducir la manipulación, reducir el stock y espacio ocupado en nuestros almacenes, suministrar de una manera más parecida al consumo, etc.
Antes de continuar, quisiera recordar brevemente que los proveedores son empresas que ofrecen sus productos o servicios a 3eras empresas con el fin de satisfacer sus necesidades.
La definición choca a menudo con las situaciones que nos encontramos en las empresas que plantean un cierto inmovilismo ante la posibilidad de proponer maneras diferentes de proceder, enviar, preparar, procesar, etc. los productos o servicios que nos entregan sus proveedores.
Justificando a los proveedores
En algunos casos la justificación viene por la poca fuerza sobre el proveedor debido a : el tamaño del proveedor, superior al de la empresa cliente, o el poco peso que representan estas compras respecto al total de ventas del proveedor, o a que se forma parte de una misma organización y las condiciones vienen fijadas a nivel de grupo, o es productor único de estos productos o servicios, etc. Ésto sitúa al proveedor en una situación de monopolio en la toma de decisiones respecto a cómo realiza su gestión respecto a nosotros.
También existe el temor a que la nueva manera de proceder que le pedimos al proveedor suba los costes de la compra en el propio producto o servicio o en su coste de transporte y entrega.
¿Fastidiar al proveedor?
En otros casos, no se quiere «fastidiar» al proveedor por diversas razones: son del mismo grupo empresarial, tienen relación con los propietarios de la empresa, han trabajado con nosotros durante muchos años y de la misma manera,… hasta llegar al nivel, que podríamos clasificar como lastimoso, de decir «pobrecitos, no les haremos cambiar esto y lo otro», «¿qué dirán?»
«Ellos sabrán más si son los expertos» «Sus instalaciones no están preparadas»
Y en la mayoría de los casos, ni tan siquiera se ha preguntado al proveedor si la opción planteada es factible, si se está aplicando a otros de sus clientes o si provocaría un aumento de costes, después de negociarlo.
Un ejemplo muy bueno lo tuvimos en una empresa en la que ante la posibilidad de recibir el material en un embalaje diferente, más cómodo para la gestión en almacén y en las líneas de producción, la primera reacción de compras (y del resto del grupo) fue «esto es imposible» «seguro que no lo hacen» «si lo hacen será mucho más caro». Después de contactar con el proveedor resulta que eran los únicos clientes que aún no le pedían al proveedor el material de esta forma. (mientras el cliente no lo pida…) y que ya se entregaba sin aumento de costes.
Puntos importantes en la relación con el proveedor:
- La Mejora Continua también pasa por el proveedor. Deben poder ayudarnos a mejorar.
- Los proveedores, en general, están dispuestos a colaborar si los temas son razonables y se plantean como un win-win para ambos. Aunque en algunos casos también será necesario que el proveedor plantee romper sus paradigmas y cambie alguna cosa en su manera de proceder.
- Los proveedores tienen un alto conocimiento y si compartimos la problemática con ellos quizás puedan ayudarnos con soluciones que no habíamos pensado y que, quizás, ya estén aplicando en otros clientes.
- La crisis ha ayudado a suavizar las condiciones a varios proveedores que se creían que eran «los reyes del mambo», hay más flexibilidad.
- Es posible que tengamos proveedores monopolistas o con más fuerza que nosotros pero hay que intentarlo y, si no se puede cambiar en todos, intentarlo con los que sí podamos.
- Por lo menos hay que hacer el esfuerzo de contactar con el proveedor antes de decir que algo es imposible (técnicamente) o provocará un aumento de costes (económicamente)
En cualquier caso, nuestros proveedores tendrán que recorrer una senda interminable de cambios para que, entre todos, podamos avanzar en la mejora de los procesos.
