Preparar con anticipación

Aprovechando el tirón de la Eurocopa y después de felicitar a los jugadores y al equipo técnico por los éxitos obtenidos, aprovecho un artículo que apareció en El País vía Twitter @elpais_deportes referido a Paco Jiménez, ojeador de la selección española que es la persona encargada de preparar los informes para el seleccionador para que sea éste el que luego tome las decisiones con su mejor criterio. En estos informes aparecen los puntos fuertes y débiles de las otras selecciones así como diferentes posibilidades de actuación. Posteriormente, es decisión del seleccionador plantear la mejor estrategia para la gestión del partido en cuestión.

Es un trabajo a la sombra de otros mucho más «brillantes» como son la táctica y la puesta en práctica del equipo pero que ayuda, aporta su grano de arena, para que los esfuerzos de todo el equipo se orienten mejor. Y también para anticiparse al máximo a los posibles detalles que puedan hacer que el equipo se encuentre con cosas inesperadas, básicamente evitar sorpresas.

Similitud con la mejora continua

En el caso de la Mejora Continua o el Lean Management podríamos encontrar similitudes a estas situaciones si nos referimos a la preparación de las Actividades de Mejora o Workshops. Punto vital para un mejor aprovechamiento de las actividades:

  • Conocer los procesos a estudiar y el alcance de la actividad. Qué es objeto y qué no del Workshop a realizar.
  • Disponer de los datos iniciales, indicadores de partida, antes de realizar las actividades de mejora. Uno de los grandes déficits que encontramos de manera habitual es no tener claro cuál es el punto de partida para saber valorar el beneficio a obtener o el retorno de las (pequeñas) inversiones que haya que realizar.
  • Saber qué nos cuestan las cosas. Recuerdo un video del Cidem, lo que actualmente es ACC10, a propósito de los muda en general en que uno de los principales gags aparecía un director general, intentando ver las causas por las que los costes aumentaban descontroladamente, preguntándole a su equipo qué valían las diferentes actividades que se realizaban en la empresa.
    • ¿Qué cuesta una reparación?
    • ¿Cuanto cuesta una hora de máquina u operario parado?
    • ¿Qué cuestan los recambios de un equipo?
    • ¿Y una reclamación de cliente?
  • Tener clara las diferentes posibilidades de actuación de cara a mejorar el gemba para que se puedan valorar cuáles poner en marcha o probar y cuáles descartar.
  • Anticiparnos a los problemas que sabremos que aparecerán en el proceso o área a mejorar. Ir hablando con los proveedores externos o internos para situarles en el tema y que hagan propuestas de actuación.

Plantear a Dirección cuáles son las ideas de futuro, o proyectos previstos, para intentar ir en la misma línea o evitar contradecirnos.

Es de vital importancia que preparemos exhaustivamente «nuestros partidos» para intentar sacarle el máximo rendimiento a las actividades posteriores, en este caso actividades en que tendremos un grupo dedicado a la Mejora.

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