mejora continua

Hace unas semanas mientras nos dirigíamos a las instalaciones que un cliente tiene en Chile para iniciar una actividad me sorprendió el indicador de la fotografía. Al preguntar por él me confirmaron que se trataba del nombre de una ciudad que se encuentra a escasas dos horas de la capital del país.

Pensando en los motivos que habían llevado a bautizar un pueblo o ciudad con este nombre caí en la cuenta que esta filosofía del ‘peor es nada’ está más extendida de lo que nos gusta admitir.

El principio de un proceso de cambio o transformación empresarial que supone la adopción de la filosofía ‘lean’ debería generar un clima de inquietud, ilusión y entusiasmo. No obstante, son muchos los casos en los que este cambio se percibe como una imposición. La dirección, consciente de esta situación no siempre sabe cómo transmitir seguridad y confianza en el cambio con lo que, los mensajes no siempre ayudan a mantener un clima sereno.

Por ejemplo, en algunas empresas, al iniciar estos primeros pasos hemos oído a la dirección explicar e insistir a sus colaboradores en que lo más importante de este proceso es el propio ‘viaje’ a través del cual la compañía se transformará más que unos objetivos concretos de mejora. Pues, en definitiva, no se trata de un proyecto que finalice en un plazo determinado.

Creando un Plan de Transformación.

Si bien es cierto que este tipo de afirmaciones pueden ayudar a relajar el ambiente, reduciendo la presión al personal, también lo es que nadie empieza un viaje sin tener un destino en mente. Citando a Robert. F. Mager ‘si no estás seguro de dónde vas, es probable que termines en algún otro lugar’. Por lo tanto, es necesario que antes de iniciar cualquier actividad de mejora, se defina este compromiso de actuación en un ‘plan de transformación’ que represente de forma inequívoca todas aquellas acciones a desarrollar.

El plan de transformación consiste en un documento compartido a toda la organización que indica actividades a realizar, el motivo, los objetivos y los recursos implicados en su desarrollo. Se trata de una hoja de ruta del cambio, un mapa que indica a todos los implicados qué acciones se van a desarrollar año a año. Lógicamente, como pasa con todo plan, es preciso revisar anualmente los resultados y actualizarlo en función de los pasos andados.

A pesar de que principalmente deben utilizarse como guía de la mejora, este tipo de ‘hojas de ruta’ tiene una segunda función: reducir la incertidumbre respecto al cambio. Una vez se ha difundido y comunicado apropiadamente, la hoja de ruta transmite seguridad a la organización y ayuda a mantener un clima sereno, propicio para el cambio.

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