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¿Mejora Continua en un entorno virtual?

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Lean en entornos virtuales

A pesar de que en el concepto ‘lean’ (o ‘mejora continua’), hacemos mucho énfasis en la «realidad del gemba», no es menos cierto que en las empresas existe un entorno (un «gemba») virtual que no podemos menospreciar.

Muchas de las decisiones que se toman en las empresas, están tomadas sobre el sistema de información de la misma. Por lo que existe un mundo intangible, el de la gestión de la información, que es también vital para nosotros. En la medida de que seamos capaces de igualar «lo real» con «lo virtual», «lo físico» con «lo metafísico», tendremos una empresa más fuerte y cohesionada.

¿Con qué herramientas podríamos ayudar al ‘entorno virtual’ de la compañía?

Sorprendentemente (o no), podemos manifestar que con las mismas que actuamos en el ‘entorno real’. Veamos algunas de ellas, de rápida aplicación:

  1. Podemos observar y analizar el proceso de gestión de la información, mediante la herramienta «VSM» («Value Stream Mapping»), en su variante «office», con el objetivo de reducir y/o eliminar todas las ineficiencias («muda») que realizamos en nuestros procesos, que nos conduzca a identificar cuánto tiempo de puro valor añadido en comparación con cuánto «lead-time» de proceso gastamos.
  2. Las conocidas «5S», son de gran aplicabilidad en la gestión de la información, en nuestros ordenadores, tanto en el tema «software» como en el «hardware». En muchas ocasiones, precisamos hacer un «reset» en nuestra actividad ‘virtual’ para identificar y seleccionar aquello que tenemos almacenado en nuestro disco duro o servidor; tenemos que estar ordenando constantemente los datos que tenemos allí depositados; por qué no decirlo, hemos de limpiar de vez en cuando la acumulación de ‘información basura’ que allí hemos colocado; para acabar con las últimas dos S, la de la estandarización, hagamos las cosas sencillas y con sanas rutinas que nos permitan asegurar nuestro rendimiento; y mantengamos cierta disciplina, cierto orden de todo aquello que hemos decidido hacer de manera estandarizada.
  3. Haciendo un símil con la dinámica «one-pice-flow», podríamos hablar de la herramienta «one-document-flow». Esta herramienta nos ha de imbuir de la máxima fluidez en la gestión de la información y de su documentación asociada, a través de dos principios básicos de actuación:
    1. La información se incorpora al sistema ‘on-line’, en el lugar donde se produce la acción correspondiente, y esta acción es realizada por quien la ha generado, evitando que sea otra persona, en otro lugar de la empresa quien procese el tema.
    2. El documento debe circularse de inmediato aguas abajo, sin demoras, para hacer más eficiente el proceso, que conduzca a reducir el «lead.time» total del proceso.
  4.  Para finalizar, incluir el concepto «first-time-quality» en el procesado de información. Asumimos con mayor facilidad los errores en el procesado de información que en el procesado de producto, y si pernicioso es este último, aun más puede serlo, el primero, puesto que en muchos casos, como lo es en el de la recogida de pedidos, puede hacer trabajar erróneamente a todas la operaciones subsiguientes del flujo de valor.

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