Cuando recibí esta tira de Dilbert, no pude menos que sonreír recordando diferentes actividades realizadas en lo que se denomina en el vocabulario del Lean Management como «Lean Office». El término en inglés tiene mucha fuerza y transmite claramente qué hay detrás del mismo pero que cuando intentas traer al castellano, Lean en oficinas, no acaba de transmitir todo su potencial. Mejora Continua en oficinas… ¿qué oficinas?
Lean en oficinas
Oficinas, gestión, todas aquellas áreas de de la empresa que no realizan actividades de transformación de producto o preparación de un pedido. Hablaríamos de Atención al Cliente, Recursos Humanos, Marketing, Ventas, Ingeniería, etc. Lugares donde también se puede y se debe aplicar la Mejora Continua para obtener procesos más sencillos, flexibles y competitivos.
Volviendo al tema de la tira cómica, nos encontramos conque dentro de nuestras actividades «office» tenemos toda una serie de tareas y una serie de consideraciones habituales acerca de las mismas.
Tareas y consideraciones Lean Office
- Falta tiempo para poder realizar todas las actividades que me son asignadas (y las que me son asignadas de manera informal por voluntad propia o poca dedicación de otras personas).
- Se dedica más tiempo a las actividades urgentes y poco a las importantes.
- Se dedica poco tiempo a las actividades propias del departamento, las que podríamos llamar de valor añadido, y mucho a otras que no deberían ser prioritarias o no se deberían realizar en este área o departamento.
- Difícil concentración en las tareas. Continuas interrupciones para pedir información que está o podría estar en el sistema, para hacer por duplicado alguna tarea debida a errores del sistema de trabajo existente o para solucionar problemáticas a clientes u otras áreas.
- Sensación de frustración al acabar la jornada pensando «qué cansado estoy» y «¿qué he hecho hoy de valor para la empresa?»
Tenemos que intentar ampliar nuestros horizontes y plantearnos mejoras fuera de fábrica o almacén buscando mejoras respecto a nuestra situación actual. Plazos de entrega, servicio al cliente, puntualidad en la facturación, rapidez en la búsqueda de recursos humanos, etc.
