sistema de gestión

Hace ya muchos años que el software Excel (rival y sucesor de los Lotus Symphony y Lotus 123) vino a «salvar nuestras vidas profesionales». Tal es la magnitud del tema, que muchas empresas y organizaciones lo acogieron como un verdadero (pseudo) sistema de gestión de la información, que les permitía (y a muchas aún les permite), poder subsistir en el manejo de los datos necesarios para dirigir una compañía.

Por tanto, cabe decir que Excel es una buena herramienta, pero sólo eso, que supuestamente, nos ayuda a ser más rápidos y seguros en la gestión de cierta información. Pero en ningún caso, viene a sustituir la funcionalidad de un ERP, que puede hacer lo que hace Excel, y además conjuntar a los diferentes equipos, departamentos y áreas de las empresas.

Cómo implementar un ERP.

Pero, ¿por qué Excel se ha convertido en ese «salvavidas» de muchas organizaciones? Pues porque el ERP de turno (si existe) ha sido implantado desde una visión financiera (casi en exclusiva), impidiendo que otras áreas de la empresa, principalmente, las que se mueven en la cadena de valor básica, hayan quedado huérfanas de datos y del correspondiente procesado que ellas requieren. Ya que ciertamente, es mucho más difícil gestionar áreas operacionales (por su gran diversidad y variedad), que otras áreas, más sometidas a normas y leyes de obligado cumplimiento contable.

Entonces, lo que viene a ocurrir es que como mucha gente ya se ha «buscado la vida» con un Excel (a veces con un conocimiento naif de la herramienta), la empresa ya no se preocupa de profundizar en las necesidades de sus clientes internos, es decir, sus empleados. Y aquí está el lío, que provoca multiplicidad de ineficiencias en las empresas, Aquello que hace que la búsqueda de la Excelencia Operacional, el auténtico «vellocino de oro» de las empresas, se convierta en una burda quimera, dado que se pierde velocidad y calidad (que al final es coste) en la gestión de la imprescindible información, que debe nutrir a todos los procesos de la compañía.

Confundiendo herramienta y sistema de gestión.

Excel nunca será un sistema de gestión, por mucho que algunos directivos hagan oídos sordos y ojos ciegos a las demandas de sus colaboradores. Excel será una muy buena herramienta, con la debida formación práctica de sus usuarios. Que podrá ayudar, a lo que si que debe considerar la empresa como uno de sus propósitos existenciales: la Excelencia Operacional, para conservar a sus clientes y aumentar la rentabilidad de sus empresas.

Para concluir, construyamos un sistema de gestión operacional excelente, que refleje en su sistema de información, la realidad del «terreno de juego», y que esté al alcance de todos los implicados en el proceso. En los cajones de cada una de las mesas o en las carpetas de los ordenadores personales, un hoja Excel, nos reconfortará en nuestros cálculos más íntimos, pero no ayudará para nada a la acción de compartir la información y, por ende, a la no consecución de la excelencia en las operaciones que nos «dan de comer».

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