mejorar la productividad

El aumento de la productividad

Uno de los principales temas con el que nos encontramos en el mundo de la empresa es el famoso ‘día a día’, concepto polivalente, que se ha popularizado hace ya unos años, y que sirve para denotar diferentes cuestiones:

  1. No llegamos a todo lo que tenemos que hacer.
  2. Que es una ‘maravillosa excusa’ para no hacer aquello que nos toca realizar
  3. Que queda bien decirlo porque es una frase comodín para cualquier tipo de situación.

Pero vayamos a la primera cuestión, la de no llegar. En definitiva, se trata de no tener un ratio de productividad (la relación entre lo que he hecho y el tiempo que he precisado dedicar) excelente en nuestras tareas.

Y este concepto afecta de manera diferente a según qué profesionales:

  1. Los que realizan procesos directos (por ejemplo, la gente de producción), aquellos que tienen su trabajo medido y por tanto, existe un seguimiento continuado y habitual de su rendimiento.
  2. Y aquellos otros, de procesos indirectos (por ejemplo, el personal de administración o los propios directivos), que ‘no están medidos’ directamente, excepto en algunos casos, en los que se plantean ciertos objetivos anuales a cumplir.
  3. Me interesa más este segundo grupo, no porque el primero no sea digno de estudio (lo haré en otra ocasión), sino porque en este grupo no se acostumbra a hablar del concepto de productividad, es decir, se ignora o no se tiene en cuenta de manera corriente. Quizás porque sea más difícil de medir y analizar.

Cuando uno tiene que ver por qué no rinde en su trabajo y qué medidas implantar, podría pensar en las siguientes claves:

¿Qué contenido de ‘muda’ (ineficiencia) tenemos en nuestra actividad diaria?:

  • Tengo sobrecarga en mi trabajo, es decir, tengo que hacer o asumo más tareas de las que puedo realizar.
  • Necesito moverme, desplazarme, constantemente, de mi lugar de trabajo, para poder llevarlo a cabo, lo que impide la necesaria concentración.
  • La gestión que realizo es excesivamente compleja (sistemas informáticos, incluidos), lo que me conduce a ‘perder’ tiempo en su ejecución.
  • Se admite la equivocación y la repetición subsiguiente de los trabajos de manera rutinaria, dentro de una cultura condescendiente con el error.
  • Las interferencias externas a mí, en forma de reuniones, informes, controles, etc. me ‘roban’ un tiempo precioso de mi horario diario.
  • Etc., etc.

En todas esas fuentes de ineficiencia, tenemos que discriminar cuáles de ellas son debidas a nosotros mismos, y cuáles provienen del entorno. En cuanto a estas últimas, vamos a decir que no depende de nuestra voluntad, pero que si tenemos un nivel directivo ejecutivo, podemos interactuar con nuestros colegas de dirección, para encontrar la fórmula que haga más productivo y efectivo el trabajo de todos.

Donde no tenemos excusa es en aquellas actividades ‘generadas en nuestra propia mesa’. Dependen única y exclusivamente de nosotros.

Pues bien, si en las primeras nos va a ser difícil poder actuar, en las segundas sí que podemos hacerlo. ¿Cómo?

  • En primer lugar, diseñar e implantar estándares de trabajo (recuerdo: la manera más práctica, más sencilla, más segura, más barata,… de hacer las cosas). Aquello que funciones bien, tras pasar el cedazo del ciclo PDCA, lo estandarizamos, y verificamos su idoneidad a través del ciclo SDCA (Estandarizar, Poner en práctica, Comprobar y Actuar).
  • En segundo lugar, diseñar e implantar esos estándares, esas rutinas de trabajo, con el estandarte de la simplicidad, como bandera. Guerra a la complejidad.
  • En tercer lugar, generemos el máximo de flujo en nuestras actividades. Tarea, trabajo, actividad, que nos llegue a nuestra ‘mesa’, lo tratamos de inmediato, y lo hacemos circular aguas abajo, para no interrumpir el proceso.

Espero que estos consejos sirvan para poder ser más productivos. La suma de óptimos locales, llevará a que nuestra empresa, en su globalidad, sea excelente en la gestión. No hay más remedio que pasar a la acción y ponerse a practicar con insistencia en los consejos dados. No hay más solución que ser más eficientes, para que nuestras organizaciones sean más competitivas.

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