En todas las organizaciones, tanto los proyectos como problemas o incluso ciertas tareas se gestionan habitualmente en equipos integrados por más de una persona. Por este motivo es necesario disponer de metodologías que faciliten el análisis desde distintas ópticas, contrastando los puntos de vista de todos los implicados en el proyecto.
Para la gestión de todas estas temáticas de tan diversa índole es necesario disponer de una metodología flexible y adaptable a cada situación que invite al dialogo y a la discusión constructiva.
El ‘A3’ es una herramienta que cada vez se utiliza más como soporte para la gestión de problemas puesto que, utilizado correctamente es, más que un formato de trabajo, todo un sistema de análisis, comunicación y seguimiento de mejoras. En efecto, es necesario reflexionar sobre aquellos aspectos relevantes a transmitir sobre un proyecto determinado para ser capaz de sintetizarlo en una única hoja de tamaño DIN-A3.
A3 Thinking como concepto.
La metodología A3 es una representación que permite transcurrir a través de una fase de planificación, una fase de implantación, una de verificación y una última de estandarización para cada proyecto todo ello en un único formato resumen. Para su utilización, es aconsejable seguir los siguientes pasos, de inicio a fin:
- Identificar la situación de partida. Antes de iniciar un proyecto es necesario explicar detalladamente la situación inicial, detallando los puntos a mejorar evaluando su estado de forma objetiva mediante el uso de indicadores. Lógicamente, el uso de este formato exige la práctica de una gran transparencia a nivel de toda la organización y una patente voluntad de mejora a todos los niveles.
- Objetivos deseados. Es necesario definir unos objetivos cualitativos y también cuantitativos. Para ello este segundo paso consiste en cuantificar el nivel de mejora a alcanzar para medir el éxito de la actividad.
- Situación futura. En este apartado es necesario representar la situación ideal o futura a la que se desea llegar, aquella situación que elimina los problemas identificados en la situación de partida.
- Acciones de mejora. Para pasar de la situación inicial a la solución futura, es necesario redactar el plan de acciones que permite evolucionar. En este apartado es preciso acordar el calendario de acciones, fechas y responsables de la implantación.
- Seguimiento. Evidentemente para evaluar objetivamente la mejora es aconsejable realizar un seguimiento de la actividad. Para ello, es necesario calcular el resultado del indicador de referencia a medida que avanza el proyecto. Con este seguimiento, los participantes podrán decidir y valorar los resultados obtenidos.
Gestión de Proyectos con A3 Thinking.
Lógicamente, al tratarse de un formato libre, es posible modificar alguno de los puntos del documento en función del tipo de problema a tratar. Lo importante es que, quien utilice el formato vea la historia completa del problema que se está tratando, desde su planificación inicial hasta su verificación. De este modo, utilizando sólo el documento como guion de trabajo el equipo es capaz de explicar todos los pasos cómodamente.
